Hoja de Control

Hoja de control 

Las hojas de control o también llamadas hojas de registro o recogida de datos son formas estructuradas que facilitan la recopilación de información, previamente diseñadas con base en las necesidades y características de los datos que se requieren para medir y evaluar uno o varios procesos

Una hoja de registro es un formato preimpreso en el cual aparecen los ítems que se van a registrar, de tal manera que los datos puedan recogerse fácil y concisamente. (Vasco & Kumen, 1992).

Las Hojas de Recogida de Datos son impresos que se utilizan para reunir datos que, en general, se anotan de forma tabular o en columnas. Normalmente requieren de un proceso adicional, una vez recogidos los datos, utilizando una herramienta de análisis de los mismos.

Se puede afirmar que las hojas de control son las herramientas bases para la recolección y análisis de datos, que permiten realizar seguimientos en el proceso de resolución de problemas

Sus objetivos principales de manera general son:

· Facilitar la recolección de datos.

· Organizar automáticamente los datos de manera que puedan usarse con facilidad más adelante.

· Son el punto de partida para la elaboración de otras herramientas, como por ejemplo los Gráficos de Control.

¿Para qué sirve?

Es un método que proporciona datos fáciles de comprender y que son obtenidos mediante un proceso simple y  eficiente que puede ser aplicado a cualquier área de la organización.

Estas hojas reflejan rápidamente las tendencias y patrones derivados de los datos.

Proporciona registros históricos, que ayudan a percibir los cambios en el tiempo. Facilita el inicio del pensamiento estadístico. Ayuda a traducir las opiniones en hechos y datos.

Características:

· Sencillez: Una Hoja de Comprobación permite registrar los datos de forma simple y directa.

· Comunicación de información: Permite ver si hay una tendencia en los datos según se va completando la hoja. Permite un análisis visual de dichas tendencias o comportamientos.

· Flexibilidad: La forma en la que presentan los datos, permite utilizar, los mismos para múltiples análisis posteriores y contestar diferentes preguntas.

· Disponibilidad: Permiten tener los datos reunidos de forma ordenada y sencilla para su posterior utilización.

Usos y aplicaciones:

La hoja de recogida de datos se construye en función de los objetivos y de la finalidad, que pueden ser muy diversos de una situación a otra:

· Problemas relacionados con la seguridad

· Tipo y número de defectos.

· Cantidad de producto fuera de las especificaciones.

· Respeto de una secuencia de operaciones.

· Valoración completa o en detalle de un problema.

· Grado de influencia sobre un problema de aspectos tales como el turno, los materiales, las maquinas, etc.

¿Cómo se construye?

Formulación de las preguntas

Formular las preguntas correctas es el primer paso clave para el éxito de la recogida de datos. Las preguntas deben ser concretas y específicas. El plantear preguntas de este tipo favorece su labor en dos aspectos:

- Facilita la definición de los datos que han de ser obtenidos.

- Ayuda a que los demás nos faciliten los datos, puesto que se sabe lo que se busca y la información resultante va a ser utilizada.

La inversión realizada en buscar las preguntas correctas queda ampliamente compensada por la reducción del esfuerzo necesario para diseñar, recoger y analizar la información proporcionada por el sistema de recogida de datos.

Paso 2: Definir las herramientas apropiadas para el análisis de datos

Cada una de las herramientas utilizadas en el análisis posterior de datos tiene sus particularidades, ventajas, inconvenientes, y aplicaciones ligeramente diferentes. Algunas de estas diferencias se traducen en diferentes requerimientos para los datos. (Volumen de datos, exactitud, características, etc). Es frecuente ver repeticiones de recogidas de datos o tomas de decisiones basadas en análisis incompletos debido a que los datos no sirven como base del tratamiento posterior que se considera idóneo.

Paso 3: Definir el punto de recogida de los datos

El objetivo de este paso es identificar un punto del proceso en estudio donde se pudiesen recoger todos los datos necesarios sin introducir perturbaciones en el propio proceso.

La herramienta clave para la identificación de los puntos idóneos de recogida de datos es el diagrama de flujo del proceso en estudio.

Paso 4: Elegir   el personal que debe recoger los datos

La obtención de datos será realizada por las personas con un acceso más fácil y directo a los hechos. A la hora de diseñar la recogida de datos hay que tener en   cuenta   que, en general, su realización introduce factores que distorsionan el proceso.

El grupo de trabajo analizará tanto las actividades necesarias para la recogida de datos como la asignación de responsabilidades para las mismas

Paso 5: Evaluar los conocimientos del personal encargado de la recogida de datos y de su entorno

· El grupo de trabajo debe tener en   cuenta   los siguientes factores:

· La formación y experiencia del personal de recogida de datos. Este factor afecta a la complejidad del trabajo que se puede realizar y a los conocimientos que se puedan dar por sabidos.

· El tiempo disponible por este personal para dedicar a las tareas necesarias para la recogida de datos.

· La cantidad de trabajo que suponen dichas tareas.

· La posibilidad de información o formación directa para estas personas, o bien la necesidad de basarse en instrucciones escritas.

· El impacto de la toma de datos sobre el entorno de trabajo y/o bien el impacto del entorno sobre la tarea de recogida de datos.

Paso 6: Diseño del impreso de toma de datos

Una vez definida la pregunta o preguntas, el tipo de datos necesario, los puntos del proceso y las condiciones de la recogida de datos, se decidirá, en base a estos factores y a las características particulares de los dos tipos de Hojas, cuál de ellos es el idóneo.

Principios a tener en   cuenta   para el diseño:

a) La anotación de los datos debe ser una tarea sencilla.

b) Se diseñará tratando de evitar posibilidades de error y/o malentendidos en la anotación e interpretación de los datos.

c) El impreso debe ser completo.

d) El impreso debe ser autoexplicativo.

e) Se prestará atención al aspecto del impreso.

Paso 7: Preparación de la utilización del impreso

Atendiendo a las características del impreso, de las personas que realizarán las actividades y de las condiciones de la recogida de datos se deben diseñar las instrucciones y la capacidad para su puesta en práctica.

Paso 8: Probar los impresos y sus instrucciones

Es importante probar los impresos y sus instrucciones para evitar la aparición de problemas imprevistos tales como:

· Errores por malentendidos respecto a la forma de rellenar los impresos.

· Pasar por alto información adicional importante, debido a que en la fase de diseño no se conocían todas las variables del proceso.

· Datos incompletos debido a impresos difíciles de rellenar en medio de la problemática del proceso.

· Datos incompletos o sesgados por temor a la utilización de la información obtenida.

Paso 9: Informar y formar al personal de toma de datos

Asegurarse de que el personal conoce y entiende:

- El propósito de la recogida de datos.

- El significado de cada parte del impreso (mostrar un ejemplo relleno).

- La importancia de obtener datos completos y no sesgados.

Paso 10: Realización de la recogida de datos

Se recogerán los datos según el plan establecido.

Paso 11: Revisar el proceso de toma de datos y validar los resultados

Se debe revisar y observar el proceso de obtención y recogida de datos. Antes de empezar el análisis de los datos, hay que validar los resultados:

- ¿Contesta la recogida de datos a las preguntas planteadas?

- ¿Muestran los resultados de las revisiones evidencias de sesgos en el proceso de obtención?

- ¿Es el número de observaciones realizado, el especificado?

- ¿Son similares los datos recogidos por todos los encargados de la toma de datos?

Paso 12: Interpretación de resultados

Una vez obtenidos y validados los datos es hora de analizarlos y satisfacer las necesidades de información respondiendo a las preguntas inicialmente formuladas.